О применении в работе программного обеспечения

     Обработка информации в сфере муниципального управления занимает ведущую роль поскольку ежедневно приходится работать со множеством документов. В немалой степени в данном деле на помощь приходят специализированные программные комплексы обработки информации с помощью которых время обработки информации значительно сокращается. Сегодня на рыке программного обеспечения существует множество программ, способных справится практически с любой задачей в области документооборота. Надо сказать, что большинство таких программ естественно являются платными и не только потому, что имею большой функционал. Такие программы имеют поддержку, включающую постоянное обновление и консультации разработчиков. Но не стоит забывать и о бесплатных программах, уровень которых конечно-же ниже по сравнению с платными, но это не занчит, что они плохие и не стоит их внедрять. Даже наоборот в небольших муниципалитетах с небольшим документооборотом и испытывающих недостаток в бюджетных средствах такие программы очень большое подспорье в работе.
      Одну из таких программ я хотел бы порекомендовать для работы в деятельности небольших муниципальных образований. Это программа - «Регистрация документов организации» предоставлямая ООО "Аракс Групп" (www.araxgroup.ru) на условиях бесплатного использования.
     Программа «Регистрация документов организации» предназначена для учета входящей и исходящей корреспонденции и внутренних документов организации.
     Основные особенности программы:

   • Сведения обо всей корреспонденции Вашей организации, а также внутренних документах (приказах, распоряжениях и так далее), находятся в одном месте – Журналах регистрации документов, и всегда можно легко найти нужный

 • Для удобства работы журналы входящих, исходящих и внутренних документов можно вывести на печать – в привычных форматах Word (Writer) и Excel (Calc). А можно продолжить работу с ним прямо в этих приложениях

 • Все сведения о каждом входящем, исходящем или внутреннем документе представлены наглядно в Карточке соответствующего документа

 • Карточку каждого документа также можно вывести в Word (OO Writer), а затем отформатировать и вывести на печать. Также имеется возможность создания и использования собственного шаблона карточки документа.

 • Формат номера документа Вы можете настроить так, как это принято в Вашем делопроизводстве

 • Вы не забудете в ежедневной рабочей суете про контрольный срок неисполненного документа! И перебирать кипу бумаг в поисках таких документов тоже не придется - программа напомнит Вам о них сама

 • Оповещения получат только уполномоченные должностные лица: настройка оповещений производится для каждого пользователя.

 • Поддержка работы со сканером позволит легко загружать в программу скан-копии оригиналов документов, есть возможность потокового сканирования при использовании сканера, поддерживающего автоматическую подачу листов.

 • Доступ и работа с программой «Регистрация документов организации 3.5» строго регламентированы: реализованы три уровня доступа в зависимости от разрешенных пользователю функций – административный, пользовательский и только для просмотра (без права внесения изменений). Дополнительно имеется возможность более тонкой настройки доступа к журналам для каждого уровня доступа.

 • Функция "Видеть только свои документы" позволить разделить документы между исполнителями, исключив возможность просмотра и исправления чужих документов.

 • Есть возможность формирования произвольных документов по Вашим шаблонам, в результате внешний вид документов именно такой, как принято в Вашей компании – документы формируются программой на основе шаблонов *.dot в MS Word или в OpenOffice Writer

 • Удобная командная работа над документами обеспечена поддержкой режима работы по сети и возможностью разграничения прав.

 • Ответственные за исполнение документов должностные лица будут вовремя уведомлены о поступлении к ним новых заданий - в программе есть функции отправки уведомлений по e-mail с возможностью привязки файлов, хранения сообщений и поиска по ним

 • Ведение в одной программе документов любого количества фирм: вся информация по документам находится в одном месте, она доступна и удобно представлена

 • Легко получить нужную информацию для анализа: программа обеспечит отбор информации по различным критериям и сформирует необходимые отчеты

 • Можно выводить результаты поиска по отдельным полям журналов входящих, исходящих и внутренних документов в табличные редакторы Excel и OpenOffice Calc и преобразовывать их в удобный для дальнейшей обработки вид

http://araxgroup.ru